Come fare una fattura elettronica: alcune semplici istruzioni
Sono molti coloro che si chiedono come realizzare una fattura elettronica, spesso denominata anche e-fattura. Quest’ultima non dovrebbe essere vista come una minaccia, in quanto offre la possibilità di rendere più semplici le pratiche di rendicontazione. La fattura elettronica è obbligatoria sia per le transazioni tra aziende, sia per gli operatori con partita iva che emettono fattura ai clienti (con eccezione di coloro che usufruiscono del cosiddetto “regime di vantaggio”). Vediamo allora nel dettaglio come preparare una fattura elettronica.
La procedura presenta alcune differenze a seconda del software utilizzato. In ogni caso però vengono sempre richiesti dei dati obbligatori, come previsto dalle normative vigenti in materia. I dati da inserire sono esattamente gli stessi che venivano richiesti nella “classica” ricevuta cartacea, con l’aggiunta di un indirizzo elettronico necessario a cui verrà inviata la fattura elettronica.
L’indirizzo elettronico utilizzabile è la classica mail Pec, sottoscrivibile con vari provider come ad esempio Aruba, Register, o Legalmail, oppure il cosiddetto “codice destinatario”. Questo è un codice a sette cifre che può sostituire l’utilizzo della Pec ed è rintracciabile all’interno del proprio profilo nel portale dell’Agenzia delle Entrate. L’invio della fattura, come si evince dal nome stesso, avviene in formato digitale, attraverso un sistema di interscambio detto Sdl. La fattura deve essere emessa sempre con un formato digitale XML.
Questa procedura può essere gestita con degli strumenti gratuiti oppure attraverso software a pagamento, maggiormente adatti ad imprese di grande dimensioni.
Come fare una fattura elettronica gratis
Una fattura elettronica può essere emessa attraverso il sito dell’Agenzia delle Entrate, accedendo alla sezione “Fatture e Corrispettivi”. Si tratta di una tipologia completamente gratuita che necessita però di più tempo, rispetto ad altre modalità. Per accedere alla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate è necessario disporre della Carta nazionale o delle credenziali di autenticazione Spid.
Il portale dell’Agenzia non è l’unica modalità che consente di emettere una fattura elettronica in modo completamente gratuito. È possibile scaricare un App, attraverso i normali store di Apple, Google Play o Android, denominata “Fatturae”. Con questo strumento una fattura può essere inviata in modo gratuito e nel giro di pochissimi secondi. L’App “Fatturae” è infatti predisposta per fare da tramite tra chi emette fattura e l’Agenzia, collegandosi direttamente al sistema digitale di intercambio (Sdl).
Un’altra opzione è quella offerta da uno dei tanti software che possono essere scaricati e istallati sul proprio pc. Questa soluzione ha il vantaggio che la fattura può essere preparata anche offline, ovvero senza essere collegati ad una connessione internet. Anche in questo caso però la fattura deve poi essere inviata al sistema di interscambio, andando sempre nella sezione “Fatture e Corrispettivi” del portale dell’Agenzia e cliccando poi infine su “trasmissione”.
I vantaggi della fattura elettronica
Anche se inizialmente la fattura elettronica può apparire complessa, nel lungo termine presenta dei notevoli vantaggi. Questi sono i principali:
- Permette di evitare errori di numerazione dovuti a distrazioni;
- Creazione e invio con il tempo diventano molto veloci;
- Non ci sono spese di spedizione postale;
- L’archiviazione è immediata e sicura;
- I futuri controlli fiscali e la rendicontazione risultano semplificati.
In conclusione non è assolutamente difficile capire come fare una fattura elettronica in modo semplice e al tempo stesso rapido. Nel caso in cui la fattura venisse emessa nei confronti di un privato, la procedura resterebbe ovviamente la stessa ma quest’ultima dovrebbe essere poi consegnata al destinatario in formato cartaceo o in pdf attraverso un invio via email. Tra gli obblighi di chi emette una fattura ad un privato vi è infine quello di comunicare che la stessa resterà consultabile per dieci anni all’interno del sistema di archiviazione dell’Agenzia delle Entrate.